سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چیست؟

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) یک سیستم اطلاعاتی است که برای تصمیم گیری و برای هماهنگی، کنترل، تجزیه و تحلیل و تجسم اطلاعات در یک سازمان استفاده می شود.MIS سیستمی است که اطلاعات لازم برای تصمیم گیری در مورد عملیات سازمان را در اختیار مدیران قرار می دهد.MIS داده‌ها را از منابع مختلف جمع‌آوری می‌کند و آن‌ها را پردازش می‌کند تا اطلاعات متناسب با نیازهای مدیران و کارکنانشان را فراهم کند.

در حالی که کسب و کارها از انواع مختلف سیستم اطلاعات مدیریت  استفاده می کنند، همه آنها یک هدف مشترک دارند: ارائه اطلاعات به مدیران برای تصمیم گیری بهتر.در محیط تجاری پرشتاب امروزی، دسترسی به اطلاعات دقیق و به موقع برای موفقیت بسیار مهم است.  MIS به مدیران اجازه می دهد تا شاخص های عملکرد را ردیابی کنند، روندها را شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه ای در مورد محل تخصیص منابع بگیرند.

سیستم اطلاعات مدیریت می تواند به صورت زیر تحلیل کرد:

مدیریت

مدیریت، برنامه ریزی، کنترل و اجرای عملیات مربوطه را پوشش می دهد.مدیریت ارشد برنامه ریزی را کنترل می کند؛ مدیریت میانی بر کنترل تمرکز دارد؛ و مدیریت پایین تر مربوط به مدیریت واقعی است.

اطلاعات

اطلاعات در MIS به معنی داده های پردازش شده است که به مدیریت در برنامه ریزی، کنترل و عملیات کمک می کند.داده ها به معنای تمام حقایق ناشی از عملیات مربوطه هستند.داده ها پردازش می شوند یعنی ثبت می شوند، خلاصه می شوند، مقایسه می شوند و در نهایت در قالب گزارش MIS به مدیریت ارایه می شوند.

سیستم

داده ها به کمک یک سیستم به اطلاعات پردازش می شوند.یک سیستم از ورودی ها، پردازش، خروجی و بازخورد یا کنترل تشکیل شده است.بنابراین MIS به معنای سیستمی برای پردازش داده ها به منظور دادن اطلاعات مناسب به مدیریت برای انجام وظایف خود است.

اجزای سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت شامل اجزای زیر است.

 داده ها

داده ها برای هر کسب و کاری بسیار مهم است. متأسفانه، در عصر اینترنت، شرکت ها با داده های بیش از حد بمباران می شوند، نه فقط داده های مرتبط.شرکت‌ها داده‌ها را در فایل‌ها، اسناد، فضای ذخیره‌سازی ابری، نسخه‌های سخت و فرمت‌های کپی نرم‌افزار جمع‌آوری می‌کنند.در درجه اول MIS داده ها را به روشی امن ذخیره می کند. به عنوان مثال، یک بانک سوابق سپرده های حساب، برداشت ها و جزئیات مشتری را نگهداری می کند.

افراد

یک MIS برای استفاده توسط کارکنان شرکت طراحی شده است.مدیران، حسابداران، مدیران اجرایی و کارکنان برای عملیات روزانه. در حالت ایده آل، MIS باید بر اساس نیازهای شرکت سفارشی شود. ویژگی های MIS باید با استفاده رایج مطابقت داشته باشد.

 فرآیندهای کسب و کار

سیستم‌های اطلاعاتی فرآیندهای پیچیده را ساده می‌کنند – تمرکز عملیات به این امر می‌رسد.

 سخت افزار

سخت افزار جزء ضروری MIS است. هر سیستمی روی یک دستگاه اجرا می شود، اما قابلیت های پردازش متفاوت است.

نرم افزار

نرم افزار MIS به دو دسته نرم افزار سیستمی و نرم افزار کاربردی تقسیم می شود.اصطلاح نرم افزار سیستم به سیستم عامل هایی مانند ویندوز و iOS اشاره دارد.نرم افزار کاربردی خاص تر است – سیستم های بانکی، برنامه های حسابداری، برنامه های حقوق و دستمزد و غیره.

انواع سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)

سیستم‌های اطلاعاتی در اشکال مختلف برای جمع‌آوری داده‌ها، ارائه گزارش‌ها و کمک به مدیران عملیاتی و میانی در تصمیم‌گیری وجود دارند.بسته به موقعیت از چندین سیستم اطلاعات مدیریتی استفاده می شود.بنابراین، انتخاب نوع MIS مناسب بسیار مهم است.در اینجا برخی از انواع MIS که اغلب مورد استفاده قرار می گیرند توضیح داده شده است:

سیستم گزارش دهی مدیریت

این پایگاه داده ای است که تمام امور مالی و فعالیت های تجاری را در سطوح مختلف مدیریتی ردیابی می کند.مدیران سطح میانی معمولاً از سیستم گزارشگری مدیریتی برای تهیه گزارش های مکرر با مقایسه عملکرد مالی گذشته و حال برای ارزیابی رشد مالی استفاده می کنند.

مدیران سطح میانی نیز می توانند از آن برای تجزیه و تحلیل عملکرد خود استفاده کنند.مدیران سطوح ارشد با استفاده از داده های ارائه شده توسط سیستم گزارشگری، وضعیت مالی فعلی و اثربخشی عملیاتی شرکت را با اهداف تعیین شده شرکت مقایسه می کنند.

سیستم های کنترل فرآیند

این سیستم بر فعالیت های تجاری فیزیکی یا صنعتی مانند مونتاژ خودرو، پالایش نفت یا تولید فلز تمرکز دارد.سیستم کنترل فرآیند به طور مداوم داده ها را جمع آوری می کند و گزارشی از عملکرد سیستم تولید می کند.

این گزارش به مدیریت کمک می کند تا میزان عملکرد فرآیند را ارزیابی کند و اطلاعاتی را در مورد زمان وقوع یک رویداد خاص ارائه می دهد. علاوه بر این، نشان می دهد که سیستم تولید چقدر از یک فرآیند تولید چرخه ای منحرف می شود.این نوع داده ها برای ارزیابی اثربخشی سیستم تولید و حفظ کنترل ایمنی کارگران و تجهیزات مفید است.

سیستم فروش و بازاریابی

مدیران می توانند از طریق سیستم های فروش و بازاریابی بر فروش و اثربخشی تبلیغات شرکت نظارت کنند.  از طریق بررسی ها و نظرات مشتریان، سیستم های بازاریابی می توانند گزارش هایی تولید کنند که به مدیران در بالا بردن کالیبر محصولاتشان کمک می کند.

مدیران بازاریابی که از سیستم‌های فروش استفاده می‌کنند می‌توانند از گزارش‌ها برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد فروش مورد انتظار و ارزیابی نحوه مقایسه آنها با درآمد فعلی استفاده کنند.آنها می توانند از این برای شناخت الگوها و توسعه راه حل هایی برای توسعه آینده استفاده کنند. این سیستم ها می توانند اختلاف قیمت بین محصولات و تبلیغات و کمپین های تبلیغاتی فعلی را که خرده فروشان خاص استفاده می کنند، پیگیری کنند.مدیران ممکن است از این اطلاعات برای ردیابی فروش یک محصول و هدف قرار دادن تبلیغات یا تخفیف های اضافی استفاده کنند.

سیستم کنترل موجودی

هر رویداد مرتبط با موجودی، مانند سرقت، خراب شدن، و موجودی موجود را در دست پیگیری می‌کند و مدیریت را قادر می‌سازد تا ببیند کدام محصولات سریع‌تر به فروش می‌رسند و نیاز به ذخیره مجدد دارند، چه در مکان‌های خرده‌فروشی خاص یا در انبار تجاری.حرکت موجودی به انبار، از انبار به فروشگاه ها، فروش و بازگشت همه توسط سیستم کنترل موجودی ردیابی می شود.

سیستم های حسابداری و مالی

دارایی ها و سرمایه گذاری های سازمان را پیگیری می کند.  تمام اطلاعات مربوط به گزارش های مالی مورد نیاز قانون برای مالیات های فدرال، ایالتی و محلی، حقوق و دستمزد و صندوق های بازنشستگی را گردآوری می کند. اگر مؤسسه گزارش‌های سالانه منتشر می‌کند، سیستم حسابداری و مالی گزارش‌های مورد نیاز برای چنین حسابرسی‌هایی را ارائه می‌کند. همچنین ارسال تراکنش های روزانه مانند درآمد فروش، بازده و سپرده های بانکی را آسان تر می کند.

  این روش پایه و اساس صورتهای ماهانه مانند سود و زیان و ترازنامه است.علاوه بر این، این اظهارات به مدیران کمک می کند تا موفقیت مالی فعلی شرکت را با نتایج تاریخی آن مقایسه کنند و اهدافی را برای توسعه آینده تعیین کنند.

منابع انسانی

با استفاده از این سیستم مدیریت اطلاعات، مدیریت ممکن است نحوه توزیع اطلاعات در سراسر شرکت را تنظیم کند.سیستم اطلاعات اتوماسیون اداری شامل ابزارهای الکترونیکی است که مدیران برای برقراری ارتباط با سایر مدیران بخش، کارکنان آنها و یا حتی با سایر کارکنان استفاده می کنند.

حقوق و دستمزد، مزایا و بازنشستگی همگی اجزای مالی سیستم های حسابداری و مالی هستند که توسط این سیستم ردیابی می شوند.سیستم منابع انسانی نیز موارد متعدد دیگری را ردیابی می کند.

ارائه اخطارهای مربوط به رعایت قوانین جلسات آموزشی مورد نیاز است و مقررات منابع انسانی ارتباط بین کارکنان، منابع انسانی و مدیریت را تسهیل می کند.

سیستم پشتیبانی تصمیم

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری اطلاعات را از منابع داخلی و خارجی جمع آوری می کنند تا به مدیران در انتخاب کسب و کار کمک کنند.داده‌های سایر بخش‌ها، مانند داده‌های مالی، داده‌های موجودی، یا حاشیه‌های فروش فعلی برای یک چهارم، نمونه‌هایی از داده‌های منابع داخلی هستند.

منابع داده های خارجی شامل پیشرفت های صنعت، نرخ بهره و هزینه های مربوط به کسب و کارها یا تامین کنندگان رقیب است.  هنگام قضاوت در مورد رشد ساختمان، سهمیه های کاری سالانه یا ایجاد خط مشی جدید، یک مدیر ممکن است از یک سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده کند.

سیستم اطلاعات اجرایی

سیستم اطلاعات اجرایی برای کمک به مدیریت اجرایی برای نظارت بر مدیران اجرایی ساخته شده است.  این سیستم با ارائه اطلاعات در جداول و نمودارها تحلیل داده ها و قضاوت آگاهانه را برای مدیران ساده می کند.

سیستم های اطلاعات بازاریابی

سیستم اطلاعات بازاریابی به جمع آوری، تجزیه و تحلیل، تفسیر، ذخیره سازی و ارائه منظم اطلاعات بازار به بازاریابان به طور منظم و مستمر از منابع داخلی و خارجی اشاره دارد.

  جزئیات مهمی را به بازاریابان می دهد تا تصمیم بگیرند که چگونه عملیات بازاریابی را به بهترین نحو انجام دهند، مانند قیمت گذاری، بسته بندی، توسعه محصول جدید، توزیع، رسانه و تبلیغات.

سیستم معاملات

سیستم های فرآیند تراکنش داده ها را در طول فعالیت معاملاتی روزانه یک سازمان جمع آوری می کنند.آنها همچنین می‌توانند مراقب سایر عملیات‌های عادی مانند صف‌های کالا یا رزرو کالاهای مختلف باشند.حقوق و دستمزد و سایر عملیات های شرکتی مربوط به سپرده ها را می توان با سیستم های تراکنش خودکار کرد.

برنامه ریزی منابع سازمانی

یک شرکت از نرم افزار یا سیستم برای برنامه ریزی و مدیریت فعالیت های روزانه مانند زنجیره تامین، تولید، خدمات، مالی و سایر فرآیندها استفاده می کند.  حسابداری و تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت ریسک، انطباق و عملیات زنجیره تامین تنها چند کار است که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ممکن است برای خودکارسازی و ساده سازی یک شرکت یا سازمان انجام دهد.

مزایای سیستم اطلاعات مدیریت

بهبود کارایی عملیاتی سازمان، افزودن ارزش به محصولات موجود، ایجاد نوآوری و توسعه محصول جدید و کمک به مدیران در تصمیم گیری بهتر.شرکت ها به دلیل وجود گزارش های درآمدی، سوابق عملکرد کارکنان و غیره قادر به شناسایی نقاط قوت و ضعف خود هستند.

شناسایی این جنبه ها می تواند به یک شرکت کمک کند تا فرآیندها و عملیات تجاری خود را بهبود بخشد.در دسترس بودن داده ها و بازخورد مشتریان می تواند به شرکت کمک کند تا فرآیندهای تجاری خود را مطابق با نیازهای مشتریان خود تنظیم کند.

مدیریت موثر داده های مشتری می تواند به شرکت در انجام فعالیت های بازاریابی مستقیم و تبلیغات کمک کند.MIS می تواند به یک شرکت کمک کند تا مزیت رقابتی کسب کند.گزارش‌های MIS می‌توانند به تصمیم‌گیری و همچنین کاهش زمان خرابی موارد قابل اجرا کمک کنند.

معایب سیستم اطلاعات مدیریت

MIS می تواند گران باشد.  مزایا ممکن است هزینه ها را توجیه نکنند.MIS نیاز به نظارت مداوم دارد.با گذشت زمان کارمند به آن وابسته می شود.گاهی اوقات، زمانی که کار آسان است، رشد کارکنان دچار رکود می شود.

خروجی‌های MIS اساساً مبتنی بر ورودی‌ها هستند، به این معنی که خروجی کمی و کیفی است.بنابراین، MIS فقط برای داده های تجربی موثر است.سیستم خود را به روز نمی کند و بنابراین نیاز به پشتیبانی دستی دارد.یک MIS ممکن است خراب شود.شرکت هایی که به شدت به MIS وابسته هستند در مواقع اضطراری مبارزه می کنند.

اهداف MIS

اهداف MIS پیاده سازی ساختار سازمانی و پویایی سازمان به منظور مدیریت بهتر سازمان و جذب پتانسیل سیستم اطلاعاتی برای مزیت رقابتی است.

در زیر اهداف اساسی یک MIS آمده است

گرفتن داده ها – گرفتن داده های متنی یا اطلاعات عملیاتی که در تصمیم گیری از منابع مختلف داخلی و خارجی سازمان کمک می کند.

پردازش داده ها – داده های گرفته شده به اطلاعات مورد نیاز برای برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، هدایت و کنترل عملکردها در سطوح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی پردازش می شوند.

پردازش داده ها به معنی ——- است

انجام محاسبات با داده ها

مرتب سازی داده ها

طبقه بندی داده ها و

خلاصه کردن داده ها

ذخیره سازی اطلاعات – اطلاعات یا داده های پردازش شده باید برای استفاده در آینده ذخیره شوند.

بازیابی اطلاعات – سیستم باید بتواند این اطلاعات را در صورت نیاز و در صورت نیاز کاربران مختلف از فضای ذخیره سازی بازیابی کند.

انتشار اطلاعات – اطلاعات یا محصول نهایی MIS باید به صورت دوره ای با استفاده از شبکه سازمانی برای کاربرانش توزیع شود.

براای مطالعه مقاله توسعه برند وتئوری های مدیریت به سایت جستجوگردانش مراجعه کنید

• ثبات قیمت لوازم خانگی/ خبری از قیمت های عجیب و غریب نیست
• کالاهای اساسی گران نمی‌شوند